Jak weryfikujemy wnioski?

1. Burmistrz Miasta powołuje w drodze zarządzenia Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego w skład, którego wchodzą:
   1. Zastępca burmistrza Miasta;
   2. naczelnicy komórek organizacyjnych urzędu;
   3. inne osoby wskazane przez burmistrza.
2. Do zadań Zespołu należy w szczególności:
   1. weryfikacja formalna i merytoryczna zgłoszeń zadań zgłoszonych przez mieszkańców;
   2. sporządzenie ostatecznej listy zadań zaopiniowanych pozytywnie oraz listę projektów zaopiniowanych negatywnie i przekazanie je Burmistrzowi Miasta;
   3. podanie do publicznej wiadomości listy zadań zaopiniowanych pozytywnie;
   4. ustalenie wyników głosowania i przedstawienie wyników głosowania burmistrzowi;
   5. podanie do publicznej wiadomości wyników głosowania;
   6. monitorowanie, ewaluacja oraz przedkładanie sprawozdania z realizacji Budżetu Obywatelskiego edycji poprzedzającej i bieżącej.
3. Wszystkie zgłoszenia zadań do Budżetu Obywatelskiego poddaje się ocenie formalnej. Zgłoszenia zadań zaopiniowanych pozytywnie po ocenie formalnej ocenia się pod względem merytorycznym.
4. Ocenę zadań przeprowadza sukcesywnie Zespół przy współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w miarę napływu projektów i obejmuje ona:
   1. weryfikację formalną polegającą na sprawdzeniu:
      1. czy zgłoszenie zostało złożone w terminie;
      2. czy zgłoszenie zostało złożone przez mieszkańca,
      3. czy zgłoszenie jest złożone na formularzu ustalonym w regulaminie, czy jest kompletne i zawiera wszystkie wymagane załączniki określone w regulaminie,
      4. czy zgłoszenie ma wypełnione wszystkie pola obowiązkowe i jest czytelne,
      5. czy na liście osób popierających projekt zadania znajduje się wymagana liczba podpisów mieszkańców;
   2. weryfikację merytoryczną polegającą na sprawdzeniu:
      1. czy zadanie jest zgodne z prawem,
      2. czy zgłoszenie zadania spełnia kryteria określone w § 2 regulaminu;
      3. czy jest możliwość realizacji projektu w tym wykonalności technicznej;
      4. czy realizacja propozycji zadania nie pokrywa się z innymi zadaniami wykonywanymi lub zaplanowanymi do realizacji w ramach budżetu miasta;
      5. wyceny projektu i  ewentualnej zmiany kosztów realizacji projektu.
5. W razie stwierdzenia podczas weryfikacji, że zgłoszenie zadania nie zawiera istotnych informacji potrzebnych do analizy projektu zadania, zawiera wątpliwości dotyczące zapisów projektu, a także konieczność dokonania niezbędnych modyfikacji i zmian w projekcie, aby mógł być on zrealizowany, lub zadanie jest niegodne z limitem finansowym, o którym mowa w § 2 ust. 9 regulaminu, Zespół wezwie zgłaszającego, wybraną przez niego we wniosku preferowaną formą kontaktu, do dokonania w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wezwania o stosowne informacje, wyjaśnienia, uzupełnienia lub zmiany w projekcie. Dodatkowo może zwrócić się do autora w tradycyjnej formie pisemnej przesłanej pocztą. Nieudzielenie w terminie informacji i wyjaśnień, niedokonanie niezbędnych zmian w projekcie lub niewyrażenie zgody na takie zmiany, skutkuje negatywną oceną projektu.
6. Korekta zgłoszenia, o której mowa w ust. 5, musi być dokonana z zachowaniem zasady racjonalności gospodarowania środkami publicznymi oraz zastrzeżeniami zawartymi w § 2 ust. 7 regulaminu.
7. W przypadku zmiany kwoty, zakresu rzeczowego lub wprowadzania innych istotnych zmian w projekcie w wyniku weryfikacji, zgłaszający ma prawo dostosować tytuł i opis zadania do wprowadzonych zmian.
8. Zgłoszenie nie może być korygowane więcej niż jeden raz.
9. Zmiany merytoryczne w zgłoszeniach wymagają zgody zgłaszającego.
10. Nie wymaga zgody zgłaszającego i korekty zgłoszenia, o której mowa w ust. 6, zmiana kosztów realizacji projektu dokonana przez Zespół.
11. Miasto zastrzega sobie prawo do modyfikacji tytułu, krótkiego opisu i lokalizacji projektu zadania.
12. W razie stwierdzenia podczas weryfikacji, że dwa lub więcej projekty dotyczą realizacji identycznego lub bardzo podobnego zadania, przewodniczący Zespołu organizuje spotkanie ze zgłaszającymi projekty celem omówienia możliwości połączenia projektów w jeden. W przypadku braku zgody zgłaszających na połączenie projektów procedowane są one osobno.
13. Organizacja spotkania, o którym mowa w ust. 12, nie wyczerpuje prawa zgłaszających do korekty zgłoszeń zgodnie z ust. 6.
14. Zespół, podejmuje ostateczną decyzję o odrzuceniu lub dopuszczeniu zgłoszenia pod głosowanie mieszkańców.
15. Zespół przekazuje burmistrzowi ostateczną listę projektów zadań zaopiniowanych pozytywnie oraz listę projektów zadań zaopiniowanych negatywnie. Projekty, które otrzymały pozytywną opinię Zespołu będą poddane pod głosowanie mieszkańców. Listy projektów powinny zawierać, co najmniej nazwę zadania, ewentualny krótki opis w przypadku gdy zadanie nie wynika z nazwy oraz szacunkowy koszt realizacji, w przypadku wniosków zaopiniowanych negatywnie dodatkowo podaje się uzasadnienie. Kolejność zadań na liście jest ułożona według daty wpływu.
16. Listę projektów zaopiniowanych pozytywnie i negatywnie publikuje się w BIP i na tablicy ogłoszeń urzędu. Kolejność zadań na liście jest ułożona według daty wpływu.
17. Listy, o których mowa w ust. 16, mogą być także opublikowane na stronie internetowej miasta, w prasie lokalnej i serwisach internetowych.
18. Zespół obraduje na posiedzeniach zwoływanych i prowadzonych w miarę potrzeb przez Przewodniczącego Zespołu.
19. Stanowiska podejmowane są zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym w obecności co najmniej połowy składu osobowego Zespołu.
20. Posiedzenia Zespołu są protokołowane, protokół podpisuje Przewodniczący Zespołu.
21. Członkowie Zespołu pracują w Zespole społecznie.